Guía técnica integral para actualizar y optimizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
En múltiples organizaciones persiste una idea incompleta: que basta con “tener” el SG-SST y hacer la autoevaluación anual para estar al día. En 2025 esto dejó de ser cierto. La nueva normativa aterriza exigencias puntuales sobre convivencia laboral, salud mental, señalización libre de humo/aerosoles, licencias SST, evaluaciones médicas ocupacionales, reporte de incidentes y accidentes mayores, protección a denunciantes de acoso sexual y medidas sanitarias sectoriales, entre otras.
En esta guía encontrarás un recorrido completo y técnico sobre la normatividad SST vigente en 2025: qué exige cada disposición, cómo aplicarla paso a paso, qué evidencias son necesarias, qué indicadores conviene controlar y qué consecuencias tiene incumplir. Está pensada para gerentes, responsables de SST, auditores y áreas de Talento Humano.
¿Por qué actualizar el SG-SST ahora?
Evaluar desempeño real del sistema, no “cumplir por cumplir”
Las normas 2025 no son anexos decorativos: cambian la operación del SG-SST. Igual que el RETILAP exige medir iluminación en condiciones controladas para evaluar sólo el sistema artificial, estas disposiciones obligan a medir el desempeño real del sistema de gestión: tiempos de respuesta del CCL, cobertura de formación (50h y 20h), periodicidad de exámenes médicos, trazabilidad de incidentes/accidentes, señalización efectiva, planes de salud mental y acciones frente a emergencias.
En consecuencia, actualizar documentos no basta: hay que evidenciar implementación, indicadores, responsables y recursos.
Procedimiento general para alinear el SG-SST (marco 2025)
1. Matriz legal 2025 actualizada
Integra todas las normas listadas más abajo con: requisito, aplica/no aplica, responsable, evidencia, frecuencia y última actualización.
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2. Ajuste documental
Política de SST (convivencia, salud mental, enfoque de género, libre de humo), reglamento del CCL, procedimientos de quejas/investigación, exámenes ocupacionales, reporte de incidentes/accidentes mayores, señalización, licencias SST, formación 50h/20h.
3. Asignación de recursos
Presupuesto, tiempo en jornada para comités y formación, espacios, carteleras, y trazabilidad en plataforma.
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4. Formación y competencias
Responsables con curso de 50 horas y actualización de 20 horas; CCL y mandos con módulos en debida diligencia, salud mental y primeros auxilios psicológicos.
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5. Implementación operativa
Conformación/ajuste CCL; mapeo de sedes; canales de denuncia; programa de evaluaciones médicas; protocolo SPA/alcohol cuando aplique; señalización libre de humo; procedimiento y simulacro para accidentes mayores; plan de salud mental articulado con ARL.
6. Indicadores y evidencia
KPI por norma (ver en cada apartado) y carpetas de evidencia: actas, listados, certificados, fotos de señalización, reportes enviados, etc.
7. Auditoría interna y plan de mejora
Lista de verificación específica 2025; muestreo de evidencias; acciones correctivas con responsables y fechas.
Normas 2025: exigencia, qué hacer ya, evidencia e indicadores
1. Circular 009 de 2025 — Autoevaluación Estándares Mínimos
La Circular 009 de 2025 exige a las empresas realizar y registrar la autoevaluación de los estándares mínimos SG-SST del año 2024 y construir un plan de mejora verificable. El empresario debe diligenciar la herramienta oficial, revisar la matriz de riesgos y asegurar que el plan tenga responsables, cronograma y recursos asignados. Para lograrlo, requiere fortalecer la planeación estratégica de su sistema y documentar cada acción. Holding Consultants, a través de su línea de Consultoría en Sistemas de Gestión, apoya en la elaboración de planes de mejora, en la actualización documental y en la preparación de evidencias para auditorías, garantizando cumplimiento técnico y normativo.
2. Decreto 0405 de 2025 — Multas por despido de víctima denunciante de acoso sexual
El Decreto 0405 de 2025 exige a los trabajadores que denuncian acoso sexual, prohibiendo su despido durante el trámite y seis meses posteriores. Las empresas deben actualizar reglamentos internos, implementar protocolos de confidencialidad y crear un sistema de seguimiento con enfoque en derechos laborales. Esto implica formación a líderes, reserva en la gestión de quejas y trazabilidad en cada caso. Holding Consultants, con su línea de Consultoría Legal-Laboral y SST, acompaña la adecuación de reglamentos, y mediante Capacitación en Convivencia Laboral sensibiliza a mandos medios y directivos en debida diligencia y prevención de sanciones.
3. Resolución 624 de 2025 — Señalización “Ambientes 100% libres de humo y aerosoles”
La Resolución 624 de 2025 exige a instalar señalización oficial en ambientes 100% libres de humo y aerosoles, con características técnicas definidas. El empresario debe censar las áreas, diseñar un plan de señalización, instalar avisos según normas de tamaño y color y establecer controles de mantenimiento. Esta acción requiere coordinación con brigadas de seguridad y salud en el trabajo para garantizar visibilidad y efectividad. Holding Consultants, mediante su línea de Consultoría en Higiene Ocupacional, diseña planes de señalización y realiza verificaciones técnicas para evidenciar cumplimiento ante inspecciones.
4. Circular 045 de 2025 — Promoción y prevención por fiebre amarilla (emergencia sanitaria)
La Circular 045 de 2025 exige medidas frente a la emergencia sanitaria por fiebre amarilla, incluyendo vacunación, vigilancia epidemiológica y rutas de reporte. El empresario debe actualizar la matriz de riesgos biológicos, coordinar con ARL/EPS jornadas de inmunización y establecer registros de control. Esto exige comunicación clara a trabajadores y protocolos de respuesta inmediata ante casos sospechosos. Holding Consultants, desde su línea de Consultoría en Salud Ocupacional, diseña planes de contingencia, protocolos de respuesta y apoya con brigadas sanitarias para garantizar la implementación efectiva.
5. Circular 046 de 2025 — Medidas sanitarias en sector minero (enfoque de género)
La Circular 046 de 2025 exige medidas sanitarias para el sector minero con enfoque de género, garantizando acceso a agua potable, saneamiento básico y condiciones higiénicas para mujeres. La empresa debe realizar diagnósticos de infraestructura, implementar adecuaciones y documentar mantenimientos. Esto requiere inversión en recursos físicos y compromiso gerencial para garantizar igualdad de condiciones. Holding Consultants, en su línea de Interventoría HSEQS, acompaña a empresas del sector minero en diagnósticos, diseño de mejoras y verificación del cumplimiento de estándares sanitarios.
6. Circular 047 de 2025 — Curso de 20 horas (actualización trienal) para responsables SG-SST
La Circular 047 de 2025 exige la exigencia del curso de 20 horas de actualización para responsables del SG-SST, complementario al curso virtual de 50 horas. El empresario debe identificar responsables, programar la formación dentro de los plazos y conservar certificados. Este requisito asegura que quienes lideran el SG-SST mantengan competencias vigentes y actualizadas. Holding Consultants, a través de su línea de Capacitación Especializada en SG-SST, ofrece programas virtuales y presenciales certificados y gestiona la trazabilidad de vigencias para las empresas.
7. Resolución 1843 de 2025 — Evaluaciones médicas ocupacionales y pruebas SPA/alcoho
La Resolución 1843 de 2025 exige las evaluaciones médicas ocupacionales y las pruebas de alcohol y SPA, estableciendo periodicidades de hasta tres años y protocolos de consentimiento y custodia. El empresario debe programar evaluaciones según riesgo, garantizar que se cumpla la cadena de custodia y resguardar la historia clínica ocupacional. Esto requiere coordinación con proveedores autorizados y auditoría de cumplimiento. Holding Consultants, desde su línea de Consultoría en Higiene Ocupacional, diseña programas de vigilancia epidemiológica y asesora en la selección de proveedores acreditados para exámenes ocupacionales.
8. Resolución 1890 de 2025 — Registro de incidentes y reporte de accidentes mayores
La Resolución 1890 de 2025 exige a registrar incidentes y reportar accidentes mayores con procedimientos claros, roles definidos y tiempos de respuesta inmediatos. Las empresas deben contar con un procedimiento oficial, capacitar al personal en investigación de incidentes y garantizar trazabilidad digital en los registros. Esto implica simulacros internos de reporte y auditorías al sistema de notificación. Holding Consultants, mediante su línea de Consultoría en Gestión de Riesgos Laborales, apoya en el diseño del procedimiento, formación en metodologías de investigación (árbol de causas, ICAM) y acompañamiento en simulacros.
9. Resolución 908 de 2025 — Licencias en SST (personas naturales y jurídicas)
La Resolución 908 de 2025 exige requisitos para licencias en SST, con vigencia de diez años y procesos estrictos de renovación. El empresario debe verificar licencias vigentes de profesionales internos y externos, programar renovaciones con antelación y custodiar soportes en un archivo maestro. Esto garantiza la idoneidad del personal que interviene en SST y evita sanciones contractuales. Holding Consultants, a través de su línea de Consultoría en Requisitos Legales y Normativos, asesora en la verificación documental y en la gestión de trámites de renovación.
10. Ley 2466 de 2025 — Reforma laboral: trabajo decente y digno
La Ley 2466 de 2025 exige la reforma laboral que impacta en contratación, estabilidad y jornadas de trabajo. El empresario debe revisar contratos vigentes, actualizar reglamentos internos y ajustar la matriz de riesgos en función de los cambios en turnos y cargas laborales. Esto implica coordinación entre las áreas de Talento Humano y SST para evitar inconsistencias legales. Holding Consultants, mediante su línea de Consultoría Organizacional, apoya a las empresas en el rediseño de procesos contractuales y en la implementación de medidas preventivas frente a demandas laborales.
11. Decreto 0728 de 2025 — Promoción de salud mental y prevención de SPA
El Decreto 0728 de 2025 exige a implementar programas de promoción de salud mental y prevención del consumo de SPA en el entorno laboral. Las empresas deben diseñar planes anuales, articularlos con las ARL y ejecutar actividades de prevención. Esto requiere indicadores claros y programas de sensibilización para trabajadores y líderes. Holding Consultants, con su línea de Consultoría Psicosocial y de Bienestar, diseña planes de salud mental, realiza capacitaciones psicoeducativas y apoya la ejecución de programas de intervención.
12. Decreto 0729 de 2025 — Política Nacional de Salud Mental 2025–2034
El Decreto 0729 de 2025 exige la Política Nacional de Salud Mental 2025–2034, que exige metas anuales, seguimiento e informes quinquenales. El empresario debe integrar los lineamientos a sus programas de riesgo psicosocial, establecer metas medibles y reportar avances. Esto implica fortalecer indicadores internos de salud mental y coordinar con ARL para apoyo técnico. Holding Consultants, a través de su línea de Consultoría en Riesgo Psicosocial, apoya en la modelación de indicadores y en la integración de la política nacional al SG-SST.
13. Resolución 3461 de 2025 — Comité de Convivencia Laboral (CCL)
La Resolución 3461 de 2025 exige la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral, estableciendo votación secreta, suplentes, plazos para recepción de quejas y generación de informes trimestrales y anual. El empresario debe ajustar la conformación del comité, establecer canales de denuncia y garantizar el cumplimiento de plazos. Esto exige fortalecer la cultura organizacional y mantener registros de las actuaciones. Holding Consultants, desde su línea de Consultoría en Clima y Convivencia Laboral, acompaña la elaboración de reglamentos, la capacitación de miembros del comité y el seguimiento de casos hasta su cierre.
Consecuencias legales del incumplimiento
Las consecuencias legales del incumplimiento en materia de SST durante 2025 son serias y abarcan múltiples frentes. En primer lugar, las empresas se exponen a sanciones económicas relevantes por no realizar la autoevaluación de estándares mínimos (Circular 009), despedir a denunciantes de acoso sexual (Decreto 0405), incumplir con la señalización de ambientes libres de humo (Resolución 624), operar con licencias SST vencidas o no registradas (Resolución 908), o no reportar incidentes y accidentes mayores (Resolución 1890). Estas multas no solo representan pérdidas financieras directas, sino también un impacto en la continuidad de los contratos y la reputación corporativa.
En segundo lugar, las autoridades pueden imponer órdenes de mejora o suspensión temporal de actividades, sobre todo ante incumplimientos de medidas sanitarias (Circulares 045 y 046) o deficiencias graves en el SG-SST. Además, el riesgo jurídico-laboral se incrementa: pérdida de estabilidad reforzada para ciertos trabajadores, denuncias por discriminación, violaciones a la protección de datos sensibles en exámenes médicos y responsabilidades legales derivadas de accidentes y enfermedades laborales. Finalmente, en procesos de auditoría o inspección, la falta de cumplimiento se traduce en no conformidades críticas, tales como evidencias insuficientes, licencias vencidas, formación desactualizada o incumplimiento de plazos, lo que pone en riesgo la certificación de sistemas de gestión y la imagen de la organización ante clientes y entes reguladores.
Conclusión
Actualizar el SG-SST con toda la normatividad 2025 no es optativo ni un simple ejercicio documental: constituye una exigencia operativa y legal que impacta de manera directa en la salud, la seguridad, el clima laboral y la continuidad del negocio. Las organizaciones que incorporan de forma temprana estas disposiciones —desde la conformación del Comité de Convivencia Laboral y los programas de salud mental hasta la vigencia de licencias, la señalización oficial y el reporte oportuno de incidentes— logran reducir riesgos legales, mejorar la productividad y consolidar su reputación frente a clientes, auditores y autoridades.
En este escenario, Holding Consultants ofrece respaldo integral gracias a su licencia vigente en SST, un equipo multidisciplinario y experiencia nacional. Mediante la línea de Consultoría, apoyamos la actualización de la matriz legal 2025 y la adecuación del paquete documental (reglamentos, políticas, protocolos y procedimientos). Con la línea de Capacitación, ejecutamos los programas obligatorios de formación y actualización (50h y 20h) junto con entrenamientos técnicos especializados. Finalmente, a través de Outsourcing, facilitamos talento especializado para la operación y el seguimiento continuo, en sitio o remoto, asegurando que el cumplimiento normativo no se limite al papel, sino que se evidencie en la práctica diaria de cada empresa.
