Encargar a un tercero especializado la gestión de algunos de los procesos de la Organización es cada vez más común en el mundo empresarial, es por eso que debemos definir las razones para tercerizar el Sistema de Gestión y esto suele realizarse de dos maneras: externalizando una única actividad de las operaciones diarias, por ejemplo, la contabilidad o Recursos Humanos, o dando a la tercerización una importancia mayor delegando procesos estratégicos de la compañía que tienen gran impacto en el desarrollo del negocio como lo es la Administración del Sistema de Gestión.
Según la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI), la tercerización debe ser un factor de competitividad e innovación. En un mundo globalizado, donde la concepción de cadena de valor ha venido migrando hacia las cadenas globales, las condiciones de producción y empleo han cambiado sustancialmente. En este nuevo entorno, con los mercados integrados regional y globalmente, donde predominan los conceptos de productividad y competitividad, se requiere mayor flexibilidad en los modos de producción, en costos, y en el ámbito laboral.
Los Sistemas de Gestión desde las perspectivas que se ha manejado o integrado (Calidad, ambiental, Seguridad y Salud en el trabajo, entre otros), son conjunto de reglas y principios relacionados entre sí de forma ordenada, para contribuir a la administración eficiente de procesos generales o específicos de una organización, es la herramienta estratégica que permitirá llevar la Organización a un punto más alto en el tiempo.
Si se toma la decisión de tercerizar, las empresas deben contratar un proveedor especializado con experiencia para que este se convierta en su partner estratégico, pues es quien tiene en sus manos la relación y contacto más directo de la compañía con sus clientes.
Es práctica común en la actualidad tercerizar el Sistema de Gestión, pero la decisión de tercerizar debe analizarse detenidamente ya que cuando no se miden las ventajas y desventajas, se corre el riesgo de no generar las eficiencias esperadas.
Existen distintos grados de tercerización del Sistema de Gestión. Esto brinda flexibilidad para elegir un nivel de cobertura ideal que refleje las necesidades de la empresa.
La tercerización o Outsourcing del Sistema de Gestión puede ser:
Total: Esta se da cuando se pone en manos de una empresa externa especialista todas las funciones relacionadas con el sistema de gestión, definiendo los lineamientos y prioridades en forma conjunta con los directores de la empresa. Por lo general, este grado de outsourcing es más costoso inicialmente. Sin embargo, a lo largo del tiempo, libera recursos para las áreas estratégicas del negocio pudiendo generar mayor eficiencia y rentabilidad en la operación.
Parcial: Esta se ejecuta cuando se delegan en una empresa externa especialista algunas funciones que la compañía no puede cubrir o decide no atender por motivos estratégicos. Por ejemplo, el seguimiento a contratistas en aspectos relativos al sistema de gestión (Calidad, ambiental, Seguridad y Salud en el trabajo, entre otros), realización de auditorías, supervisión de trabajos, análisis de puestos de trabajo, entre otros. Esta opción suele ser más económica y conveniente para aquellos que quieran probar el outsourcing por primera vez; o que no requieran una gestión integral de todas las funciones de los especialistas en Sistemas de Gestión, sin embargo, siempre existirá esa dualidad de responsabilidades con el personal propio de la empresa que administre el sistema de gestión.
«Llegar juntos es el principio. Mantenerse juntos, es el progreso. Trabajar juntos es el éxito” Henry Ford.
Muy bien, veamos las ventajas y desventajas del outsourcing o tercerización del sistema de gestión.
Ventajas del Outsourcing del Sistema de Gestión
El modelo de outsourcing bien planteado implica una serie de beneficios muy importantes para las empresas en las que se aplica.
Productos y/o Servicios: Mejora y optimización de los Servicios y/o Productos Misionales. Compañías especializadas pueden llevar a cabo la implementación de sistemas más innovadores que aporten un extra de valor al producto y/o servicios en cuestión.
Ahorro económico: Por supuesto, el outsourcing puede suponer un importante ahorro económico para las organizaciones que externalizan el servicio en tecnologías e infraestructuras de última generación.
Procesos de negocio: Son muchas las compañías que optan por externalizar aquellas operaciones que resultan menos importantes en relación al nivel de facturación. De este modo, pueden dedicar un mayor tiempo a aquellas actividades y servicios que forman parte de la estructura básica.
Flexibilidad: Uno de los grandes beneficios del outsourcing tiene que ver con la flexibilidad y la capacidad de adaptación. Actualmente los cambios en el mercado se producen a un ritmo de vértigo, y externalizando determinados servicios o procesos las empresas están más y mejor preparadas para afrontarlos.
Ventaja competitiva: Directamente relacionado con el punto anterior, al poder atender las nuevas necesidades del mercado y los clientes, aumenta la ventaja competitiva de las empresas.
Gestión del talento: Por último, cabe destacar el importante ahorro económico en relación con la gestión del talento. Con la subcontratación las empresas pueden disfrutar de los servicios de grandes talentos profesionales sin necesidad de aumentar los gastos de personal.
Desventajas del Outsourcing del Sistema de Gestión
Del mismo modo que la externalización implica una serie de ventajas y beneficios, también resulta conveniente conocer cuáles son las desventajas del outsourcing.
Información confidencial: En primer lugar, existe una mayor vulnerabilidad a la filtración de la información confidencial de las empresas en comparación con la contratación interna. Fuentes externas a los negocios tienen acceso a datos sensibles. Es importante tener en cuenta que para ceder o dar acceso a datos personales es imprescindible tener en cuenta los cambios normativos en lo referente a la protección de datos.
Comunicación: En la actualidad, la comunicación entre todas las partes que forman la cadena de valor de las empresas es muy importante. Con el equipo externalizado dicha comunicación puede ser menos fluida, lo cual puede conllevar una serie de malos entendidos. Es por ello que resulta tan importante contratar equipos de calidad y definir protocolos de comunicación adecuados.
Riesgo: Contratación de empresas no calificadas que no desarrollen actividades no conformes a lo contractualmente pactado.
Acople: Esta desventaja en nuestra experiencia es muy significativa y se da la mayoría de los casos cuando el outsourcing trabajado o desarrollado de manera parcial, está relacionado con el acople entre el Líder del Sistema de Gestión por parte de la empresa contratante y el equipo Outsourcing en algunas ocasiones el Líder siente que pierde el control o que el equipo no lo apoya o no lo entiende generándose una dualidad de roles y problemas en el desarrollo del outsourcing.
En definitiva, Para lograr beneficios concretos, se deben desarrollar conjuntamente entre el contratante y el Outsourcing una estrategia para el Sistema de Gestión que se concentre en acciones específicas orientadas a la misión y cultura empresarial. Asimismo, es recomendable diseñar conjuntamente procesos de calidad, sanos, seguros y saludables de forma sistémica y medible.
Gestionar el Sistema de Gestión con el apoyo de un tercero experto puede significar el acceso a las mejores prácticas de mercado, mayores posibilidades de acertar en la contratación, economías de escala y celeridad en la consecución de los objetivos del negocio. Lo importante es contar con procesos alineados y bien definidos.
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